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Cómo organizar facturas y documentos digitales

Escrito por Redacción | julio 28, 2016 | Hogar |
Cómo organizar facturas y documentos digitales

Con la llegada de la tecnología a los hogares, las carpetas físicas y archivadores repletos de recibos, facturas y extractos bancarios han sido sustituidos por dispositivos en los que guardamos todos esos documentos en formato digital. Antaño debíamos organizar los documentos por carpetas para evitar el caos y poder encontrar lo que necesitábamos en cada momento. Hoy en día, si bien hemos ahorrado espacio en casa, debemos tratar de mantener el mismo orden en el soporte virtual para evitar perder documentos valiosos.

Para que organizar facturas virtuales y documentos digitales te sea más fácil, te proponemos algunos consejos:

- Almacena documentos antiguos en discos duros: todos aquellos archivos de los que no puedas deshacerte por precaución, pero que no vas a consultar en el día a día puedes pasarlos a discos duros destinados únicamente a almacenar documentos. Como norma general, se recomienda guardar facturas y recibos importantes durante un mínimo de cinco años.

- Almacena en la nube: tener una cuenta de almacenamiento virtual es imprescindible hoy en día. Te garantizará que tus archivos permanecerán a salvo en caso de que tu ordenador o tus dispositivos se estropeen. Para ello, es necesario que vincules estos aparatos a la cuenta, de forma que el guardado de documentos sea accesible y automático.

- Escanea los recibos y facturas en formato papel: no es recomendable almacenar algunos documentos en papel y otros virtualmente. Si te siguen enviando recibos en papel a casa, escanéalos antes de tirarlos y colócalos en la carpeta correspondiente.

- Pasa a formato virtual las garantías y recibos de antiguos productos que tengan validez: garantías de electrodomésticos, «gadgets» y objetos de valor en general quedarán a salvo en la nube por si algún día los tienes que consultar. Te serán útiles en caso de robo o incendio para hacer una valoración de cara a las coberturas del seguro de hogar.

- Utiliza carpetas virtuales: igual que con los documentos en papel utilizabas diferentes carpetas, portafolios y archivadores para mantener el orden, con los formatos digitales conviene crear carpetas reconocibles organizadas por años y meses. Si trabajas como autónomo, por ejemplo, puedes tener una carpeta por cada trimestre que incluya otras subcarpetas con facturas emitidas, deducciones de IVA, gastos, etc.

- Nombra los archivos de forma reconocible: para no tener que previsualizar cada archivo cada vez que quieras saber qué documento contiene, nómbralos de forma sencilla pero específica. Para ello, utiliza las palabras clave con las fechas que te puedan ayudar a identificar lo que buscas.

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