Google puede presumir de que muchos de sus servicios -el propio buscador, Youtube, Maps…- se han convertido en indispensables en nuestro día a día, pero entre todos destaca principalmente uno en lo que respecta al terreno de la productividad: Gmail, el gestor de correo electrónico del gigante de Internet. Por ello hoy te ofrecemos una serie de consejos y trucos para que puedas exprimir algunas de sus opciones más interesantes.
Tipo de bandeja de entrada
Gmail cuenta con diferentes tipos de organización para su bandeja de entrada, claramente orientado a que cada usuario la adapte a sus necesidades. Basta con pulsar en la pestaña “Recibidos”. Por defecto te aparecerá la bandeja “predeterminada”, pero tendrás la posibilidad de escoger que tus mensajes importantes aparezcan primero, o que sean los destacados, los no leídos o los prioritarios. Aquí también puedes gestionar las categorías que mencionábamos antes.
Chat
En casos de que tengas que estar en contacto continuo con otra persona, es bastante más cómodo utilizar el propio Chat -Hangout- de Gmail. Está ubicado abajo de la columna izquierda y basta con pulsar el botón ‘Iniciar sesión’, para poder hablar con cualquiera de tus contactos que esté en línea.
Cómo realizar búsquedas
Si necesitas encontrar algo en tus correos archivados pero no puedes echar mano de las palabras clave, tendrás que buscar como un profesional. ¿Cómo? Usando la función de búsqueda de Gmail, pero con los siguientes trucos:
– Si lo que quieres es excluir registros de conversaciones escribe -label:chats en el campo de búsqueda. Si quieres excluir mensajes de etiquetas específicas coloca el operador -label:[label name]. También puedes buscar mensajes con etiquetas específicas exclusivamente con el operador +label:[label name].
– Para buscar mensajes en un cierto período de tiempo usa los operadores before:[año/mes/día] y after:[año/mes/día].
– Para encontrar tipos específicos de material adjunto utiliza el operador filename:[file type]. Por ejemplo, si quieres encontrar mensajes con documentos en PDF adjuntos, escribes filename:pdf.
– Las búsquedas normales no incluyen mensajes en la carpeta de basura o de Spam. Para encontrar mensajes en la carpeta de basura, usa in:trash, en el caso de la carpeta de spam, usa in:spam. Para encontrar mensajes en todas las carpetas, usa in:anywhere.
Etiquetas y estrellas
Las etiquetas y estrellas también son importantes para tener la bandeja más organizada. Gmail nos da la posibilidad de ordenar nuestros mensajes de forma más visual usando varias etiquetas y también varias estrellas de colores. Dentro de “Configuración”, en la pestaña “Etiqueta” podemos activar cuantas queramos para que se muestren en la bandeja. Las etiquetas del sistema (recibidos, destacados, importantes, chats, borradores, todos, spam, papelera) son con las que todos estamos familiarizados y son las que aparecen colocadas en una columna en la parte izquierda de la bandeja, al lado de los mensajes.
Date de baja en las listas de distribución
En muchas ocasiones nos suscribimos -voluntaria o involuntariamente- a boletines y listas de distribución de diversas webs, que termina inundando nuestra bandeja de entrada de correos de publicidad que pueden llegar a hacer que se nos pase por alto algún email importante recibido. Por ello, lo más recomendables es, en todas aquellas que no nos aporten nada, usar el botón ‘Darse de baja’, que se sitúa en la parte superior del mensaje, justo al lado del remitente.
Respuestas estándar
No es extraño, y menos en un ambiente laboral, que en multitud de casos la respuestas a determinados email recibidos sea la misma. Por ello, para estos casos es muy útil las respuestas estándar que permite configurar Gmail, que nos ayudarán a ahorrar tiempo. Para activar las respuestas estándar, dentro del apartado de configuración, deberás acceder a la pestaña ‘Labs’.